آشنایی اولیه با نرم افزار و حل مساله (1)

دریافت (دانلود) فایل راهنما حسابداری

دریافت (دانلود) فایل های مربوطه

قصد داریم در این قسمت مثال صفحه کتاب اصول حسابداری سازمان حسابرسی تالیف زنده یاد مصطفی علیمدد و نظام الدین ملک آرائی؛ جلد اول، چاپ 30 ، صفحه 198 را حل کنیم.

جمع آوری اطلاعات مالی

در یک سیستم حسابداری باید امکان جمع آوری اطلاعات مربوط به معاملات مالی جهت ثبت در دفاتر وجود داشته باشد. این اطلاعات از روی اسناد و مدارک مربوط به معاملات و عملیات مالی جمع آوری میگردد. غالب رویدادهای مالی از معاملات بین موسسه با اشخاص دیگر ناشی میشود که اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک مثبته نظیر فاکتور خرید و فاکتور فروش منعکس است. برخی دیگر از رویدادهای مالی از عملیات داخلی یک سازمان ناشی و اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک داخلی مانند برگ تحویل کالا از انبار و اسناد مربوط به اصلاح حسابها، درج میشود.

اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی اهمیت زیادی دارند، چون اطلاعات لازم را برای تجزیه و تحلیل معاملات عملیات مالی ثبت در دفتر روزنامه را فراهم میکنند و همچنین مدارک عینی هستند که امکان اثبات معاملات و عملیات مالی را در آینده فراهم می نمایند. از این رو، این گونه اسناد و مدارک برای مراجعات و رسیدگیهای بعدی بایگانی و نگه داری می شوند.

تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی

تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی بر اساس اطلاعات منعکس در اسناد و مدارک اولیه صورت میگیرد. در این مرحله به منظور انعکاس معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه باید تصمیم گیری شود که چه حساب یا حسابهایی بدهکار و چه حساب و یا حسابهایی بستانکار می شوند. در ادامه معاملات و عملیات مالی اسفندماه تعمیرگاه تلویزیون دقیق با ذکر اسناد و مدارک مثبته مربوطه بیان میشود.

 

معاملات و عملیات مالی شرح مختصر
1 اسفند تعمیرگاه تلویزیون دقیق توسط آقای محسن دقیق تاسیس شد. آقای دقیق حسابی جداگانه برای عملیات بانکی تعمیرگاه در بانک صادرات افتتاح و مبلغ 2000000 ریال به عنوان سرمایه اولیه به حساب مزبور واریز کرد. حسابجاری شماره 135.
محل کاری اجاره و مبلغ 120000 ریال بابت اجاره یک ساله پرداخت شد. تاریخ شروع اجاره نامه اول اسفند
یک دستگاه اتومبیل وانت به مبلغ 600000 ریال بطور نقد خریداری شد.
تعدادی ابزار و وسایل کار به مبلغ 480000 ریال خریداری شد. 200000 ریال آن پرداخت گردید و برای بقیه سفته دوماهه ای صادر و به فروشنده تسلیم شد.
دو فقره قرارداد سرویس تلویزیون به شرح زیر منعقد گردید:الف) قرارداد سرویس با یکی از فروشندگان محلی (فروشگاه امید) برای سه ماه از اول اسفند ماه تا اول خرداد سال آتی از قرار هر ماه 60000 ریال. بابت این قرارداد 180000 ریال پیش دریافت شد.

ب) قرارداد سرویس با هتل پیام از قرار هر ساعت 600 ریال، صورتحساب خدمات انجام شده بعد از انجام 50 ساعت کار ارسال و حق الزحمه مربوطه دریافت خواهد شد.

3 اسفند ملزومات و قطعات مصرفی به مبلغ 50000 ریال بطور نسیه از شرکت آفتاب خریداری شد. فاکتور شماره 36
14 اسفند صورتحساب خدمات انجام شده به مبلغ 75000 ریال بابت تعمیر تلویزیونهای موسسه آموزشی سام ارسال شد.
دستمزد نیمه اول اسفند ماه کارگران تعمیرگاه به مبلغ 80000 ریال پرداخت شد.
15 اسفند بابت انجام تعمیرات و سرویس در نیمه اول اسفند ماه مبلغ 320000ریال از مشتریان دریافت شد.
17 اسفند مبلغ 20000 ریال بابت هزینه آگهی در جراید پرداخت شد.
19 اسفند مبلغ 50000 ریال بابت صورتحساب 14 اسفند ماهاز موسسه آموزشی سام دریافت و به بانک واریز شد.
28 اسفند مبلغ 18000 ریال بابت هزینه سوخت اتومبیل وانت پرداخت شد.
دستمزد نیمه دوم اسفند ماه کارگران تعمیرگاه به مبلغ 90000 پرداخت شد.
آقای دقیق مبلغ 50000 ریال از حساب بانک برای مصارف شخصی برداشت کرد.
بابت انجام تعمیرات و سرویس در نیمه دوم اسفند ماه مبلغ 350000 ریال از مشتریان دریافت شد.

 

در صورتیکه از نرم افزار قبلاً استفاده کرده اید و در آن تراکنشهایی ایجاد کرده اید بهتر است برای جلوگیری از موارد ناخواسته نرم افزار را به حالت اول برگردانید. برای این کار می توانید اقدامات زیر را انجام دهید.

الف) ایجاد شرکت جدید، از تنظیمات بر روی لینک ويرايش و ايجاد شرکت کلیک کرده و در قسمت مربوطه اطلاعات خواسته شده را وارد نمایید. بعد از کلیک بر روی دکمه ذخیره، شرکت جدید ایجاد شده و نرم افزار به شما پیغام مناسب را می دهد. در این قسمت لازم است از نرم افزار خارج شده و سپس با انتخاب نام شرکت جدید و واردکردن نام کاربری و رمز عبور مربوطه به سیستم وارد شوید.

 

ب) در صورتیکه اطلاعات خاص و مهمی درون نرم افزار وارد نکرده اید، می توانید با استفاده از فایل fa_empty.sql نرم افزار را به حالت اول برگردانید. برای این منظور مطابق دستورالعمل زیر عمل نمایید. وارد صفحه تنظیمات شده و سپس بر روی لینک پشتيبان گيري و بازيابي پايگاه داده کلیک کنید. سپس فایل fa_empty.sql را انتخاب نموده و پس از بارگزاری فایل، آنرا در قسمت مربوطه انتخاب نموده و سپس بر روی لینک بازیابی از فایل پشتیبان کلیک کنید تا عملیات بازیابی پایگاه داده انجام شود.

می توانید از روش دوم (ب) در حالتی که اطلاعات واردشده را نیاز دارید انجام دهید. ابتدا از پایگاه داده موجود فایل پشتیبان تهیه نمایید و سپس فرآیند را مطابق روش گفته انجام دهید. پس از انجام کار در هر زمان که تمایل داشتید از این فایل استفاده نموده وسیستم را به حالت اول برگردانید.

 

توجه کنید که پس از استفاده از فایل fa_empty.sql و بازیابی پایگاه داده توسط این فایل، رمز ورود به عبارت password تغییر می یابد. برای تغییر رمز به مقدار دلخواه از صفحه تنظیمات و انتخاب لینک تنظيمات مرتبط به کاربران، رمز خود را تغییر دهید.

 

ایجاد کدینگ حسابداری مورد نیاز

لازم است برای حل مساله ابتدا حسابهای مورد نیاز را در نرم افزار ایجاد نماییم. مطابق مساله گفته شده نیاز به ایجاد حسابهایی به شرح جدول زیر است.

بر روی لینک دفاتر حسابداری کلیک کنید. و سپس بر روی طبقه بندی حسابهای دفتر کل کلیک کنید.

چک کنید تا از وجود تمامی طبقه های موردنیاز تعریف حسابها مطابق شکل وجود داشته باشد. در صورت نیاز بر روی آیکون ویرایش (مداد) کلیک نمایید تا آیتم را بتوانید اصلاح کنید.

بر روی گروه هاي حساب دفتر کل کلیک کنید. مطابق شکلهای زیر گروه های مورد نیاز را ایجاد نموده و سپس بر روی دکمه ثبت کلیک کنید.

 

 

 

در این مرحله می توانید حسابهای لازم را ایجاد کنید، بر روی تعريف حساب جديد کلیک کرده تا وارد صفحه کدينگ حسابها شوید. در این قسمت قصد داریم تا حساب بانک صادرات را ایجاد نماییم. مطابق شکل اطلاعات خواسته شده را در فیلدهای مربوطه تکمیل کنید. برای هر حساب جدید توجه داشته باشید که گروه حساب موردنظر را حتماً مطابق نوع حساب انتخاب کنید.

مطابق جدول زیر برای سایر حسابها نیز فرآیند را انجام داده تا تمامی حسابهای مورد نیاز در سیستم ثبت شوند.

در صورت تمایل می توانید از فایل (1) استفاده نموده و عملیات بازیابی پایگاه داده را از طریق آن انجام دهید تا کدینگ حسابداری مورد نیاز شما ایجاد شود.

 

حساب عنوان حساب
1 دارایی
11 بانک صادرات
12 بدهکاران
13 حق الزحمه دریافتنی
14 موجودی ملزومات و قطعات
15 پیش پرداخت اجاره
16 وسایل نقلیه
17 استهلاک انباشته وسایل نقلیه
18 ابزار و وسایل کار
19 استهلاک انباشته ابزار
2 بدهی
21 بستانکاران
22 اسناد پرداختنی
23 آب و برق پرداختنی
24 دستمزد پرداختنی
25 پیش دریافت حق الزحمه خدمات
3 سرمایه
31 سرمایه
32 برداشت
33 خلاصه سود و زیان
4 درآمد
41 درآمد حق الزحمه خدمات
5 هزینه
51 هزینه اجاره
52 هزینه دستمزد
53 هزینه تبلیغات
54 هزینه ملزومات و قطعات
55 هزینه آب و برق
56 هزینه سوخت
57 هزینه استهلاک وسایل نقلیه
58 هزینه استهلاک ابزار

 

تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی و ثبت در نرم افزار حسابرس

تعمیرگاه تلویزیون دقیق توسط آقای محسن دقیق تاسیس شد. آقای دقیق حسابی جداگانه برای عملیات بانکی تعمیرگاه در بانک صادرات افتتاح و مبلغ 2 میلیون ریال به عنوان سرمایه اولیه به حساب مزبور واریز کرد. حسابجاری شماره 135.
بدهکار بستانکار
بانک 2000000
سرمایه 2000000

 

جهت ثبت تراکنش مالی فوق بدین روش اقدام کنید.

  1. انتخاب صفحه دفاتر حسابداری
  2. کلیک بر روی ثبت روزنامه

در صفحه بازشده، ابتدا با توجه به تاریخ فرایند مالی، تاریخ مناسب را انتخاب کنید. سپس حساب بانک را از منوی بازشونده انتخاب کنید و یا درون کادر کد حساب عدد 11 را وارد نمایید تا حساب مورد نظر انتخاب شود (مطابق شکل زیر)

 

مبلغ 2000000 را در ستون بدهکار وارد کرده و سپس بر روی دکمه افزودن کلیک کنید.

 

همین کار را برای حساب سرمایه انجام دهید، منتها مبلغ را در ستون بستانکار درج کرده و سپس بر روی دکمه افزودن کلیک کنید.

در صورت مشکل در مقادیر وارد شده و یا هر ایراد دیگر نرم افزار به صورت خودکار پیامهای مناسبی را به کاربر نشان می دهد.

همین فرآیند را برای سایر تراکنشهای مساله انجام دهید.

محل کاری اجاره و مبلغ 120000 ریال بابت اجاره یک ساله پرداخت شد. تاریخ شروع اجاره نامه اول اسفند
بدهکار بستانکار
پیش پرداخت اجاره 120000
بانک 120000

 

یک دستگاه اتومبیل وانت به مبلغ 600000 ریال بطور نقد خریداری شد.
بدهکار بستانکار
وسایل نقل 600000
بانک 600000

 

تعدادی ابزار و وسایل کار به مبلغ 480000 ریال خریداری شد. 200000 ریال آن پرداخت گردید و برای بقیه سفته دوماهه ای صادر و به فروشنده تسلیم شد.
بدهکار بستانکار
ابزار و وسایل کار 480000
بانک 200000
اسناد پرداختنی 280000

 

قرارداد سرویس با یکی از فروشندگان محلی (فروشگاه امید) برای سه ماه از اول اسفند ماه تا اول خرداد سال آتی از قرار هر ماه 60000 ریال. بابت این قرارداد 180000 ریال پیش دریافت شد.
بدهکار بستانکار
بانک 180000
پیش دریافت حق الزحمه خدمات 180000

 

ملزومات و قطعات مصرفی به مبلغ 50000 ریال بطور نسیه از شرکت آفتاب خریداری شد. فاکتور شماره 36
بدهکار بستانکار
موجودی قطعات و ملزومات 50000
بستانکاران 50000

 

صورتحساب خدمات انجام شده به مبلغ 75000 ریال بابت تعمیر تلویزیونهای موسسه آموزشی سام ارسال شد.
بدهکار بستانکار
بدهکاران 75000
درآمد حق الزحمه خدمات 75000

 

دستمزد نیمه اول اسفند ماه کارگران تعمیرگاه به مبلغ 80000 ریال پرداخت شد.
بدهکار بستانکار
هزینه دستمزد 80000
بانک 80000

 

بابت انجام تعمیرات و سرویس در نیمه اول اسفند ماه مبلغ 320000 ریال از مشتریان دریافت شد.
بدهکار بستانکار
بانک 320000
درآمد حق الزحمه خدمات 320000

 

مبلغ 20000 ریال بابت هزینه آگهی در جراید پرداخت شد.
بدهکار بستانکار
هزینه تبلیغات 20000
بانک 20000

 

مبلغ 50000 ریال بابت صورتحساب 14 اسفند ماهاز موسسه آموزشی سام دریافت و به بانک واریز شد.
بدهکار بستانکار
بانک 50000
بدهکاران 50000

 

مبلغ 18000 ریال بابت هزینه سوخت اتومبیل وانت پرداخت شد.
بدهکار بستانکار
هزینه سوخت اتومبیل 18000
بانک 18000

 

دستمزد نیمه دوم اسفند ماه کارگران تعمیرگاه به مبلغ 90000 ریال پرداخت شد.
بدهکار بستانکار
هزینه دستمزد 90000
بانک 90000

 

آقای دقیق مبلغ 50000 ریال از حساب بانک برای مصارف شخصی برداشت کرد.
بدهکار بستانکار
برداشت 50000
بانک 50000

 

بابت انجام تعمیرات و سرویس در نیمه دوم اسفند ماه مبلغ 350000 ریال از مشتریان دریافت شد.
بدهکار بستانکار
بانک 350000
درآمد حق الزحمه خدمات 350000

 

در صورت تمایل می توانید با استفاده از قابلیت بازیابی از فایل پشتیبان و با کمک فایل (2) اطلاعات و اسناد مالی فوق الذکر را بداخل نرم افزار وارد نمایید.

مشاهده نتایج و گزارشات

به صفحه دفاتر حسابداری رفته و از بخش جستجو و گزارشات بر روی لینک روزنامه کلیک کنید. بنا به نیاز یکی از آیتمهای مناسب را تعیین کرده و سپس بر روی دکمه جستجو کلیک کنید.

توجه کنید که محدوده تاریخ را بر اساس تاریخی که در ثبت اسناد حسابداری استفاده کرده اید بگذارید. در صورتیکه از فایل پشتیبان، نرم افزار را بازیابی کرده اید؛ توجه داشته باشید که تاریخ اسناد در محدوده اول تا آخر اسفندماه سال 1390 وارد شده است.

مشاهده تراز آزمایشی

مطابق شکل بر روی لینک تراز آزمایشی کلیک کنید.

 

برای تست نرم افزار و راستی آزمایی به صفحه 203 کتاب اصول حسابداری، جلد اول چاپ 30 مراجه نموده و تراز آزمایشی تعمیرگاه دقیق را با نتیجه بدست آمده با نرم افزار مقایسه کنید.

همچنین با انتخاب لینک گزارشات دفتر کل و کلیک بر روی آن وارد صفحه گزارشات و آناليز میشوید. از گزینه (انتخاب زير دسته: دفتر کل) سپس کدینگ حسابداری را انتخاب کرده و نهایتاً بر روی دکمه نمایش کلیک کنید.