شروع کار با حسابرس آوید

تنظیمات اولیه

مطابق شکل بر روی تنظیمات اولیه کلیک کنید.

نمايش اعشار: محلی برای تعیین تعداد ارقام اعشار دار

تاريخ و جداکننده ارقام: شيوه نمايش تاريخ و جداکننده ارقام در این قسمت تنظیم میگردند.

تنظيمات زبان: انتخاب زبان فارسی

تنظيمات متفرقه: نمايش راهنما براي کاربران جديد در نسخه بعدی تکمیل می گردد.

 

بعد از تغییر پارامترهای موردنیاز بر روی دکمه به روز رسانی کلیک کنید، نرم افزار به شما پیغام عمليات به روز رساني با موفقيت انجام پذيرفت را نشان می دهد.

 معرفی پنجره های اصلی نرم افزار

در قسمت فوقانی نرم افزار از راست به چپ موارد زیر دیده میشود، به منظور جلوگیری از تکرار در ادامه این راهنما، فقط از عبارت مربوطه استفاده می شود. (مثال: به فرآیند فروش بروید.)

  1. فرآیند فروش
  2. فرآیند خرید
  3. انبار و موجودی کالا
  4. فرآیند ساخت
  5. مراکز هزینه
  6. دفاتر حسابداری
  7. تنظیمات

هر کدام از این بخشها خود شامل چند زیر گروه عمده هستند:

تراکنش هاي مربوطه: آیتمهای مربوط به ایجاد و ویرایش تراکنشهایی که منجر به تغییر در حسابهای دفتر کل میشوند

جستجو و گزارشات: جستجوی اقلام مربوطه هر بخش با تعیین پارامترهای مورد نیاز؛ گزارشات اسنادی هستند که طبق معیاری خاص و بر اساس نیاز کاربر ایجاد شده و در فرمتهای اکسل و pdf قابل دریافت هستند.

عمليات و تنظيمات مرتبط: برای ثبت تراکنشهای هر قسمت نیاز به تعریف موارد خاصی است که در این محل می توان به ایجاد و یا ویرایش آنها اقدام کرد.

 

تنظيمات شرکت/ سازمان

به تنظیمات رفته و بر روی تنظيمات شرکت/ سازمان کلیک کنید. در این قسمت می توانید مشخصات شرکت خود را وارد نمایید. اکثر موارد نیازی به توضیح ندارد.

جستجو در اقلام، لیست مشتریان و لیست فروشندگان و تامین کنندگان:

با زدن تیک هر مورد در فیلد های مرتبط با هر یک در سایر قسمتهای نرم افزار، با تایپ بخشی از نام لیستی مرتبط ایجاد شده که کاربر میتواند از بین گزینه یا گزینه های احتمالی مورد خود را انتخاب کند، پیشنهاد میشود در صورتیکه تعداد زیادی در هر یک از موارد فوق را داشته باشید، تیک مورد نظر زده شود.

حداکثر زمان بلا استفاده از سيستم (امنيتي)

بدلایل امنیتی پس از مدتی استفاده نشدن از نرم افزار، به صورت خودکار به صفحه ورود کاربر می رود، شما می توانید این زمان را در این قسمت انتخاب کنید.

 

ارزش گذاري مجدد حسابهاي پولي (به علت تغييرات نرخ تبديل ارز)

در صورتیکه در مبادلات خود از چند واحد پولی به غیر از ريال استفاده میکنید، قابل استفاده است و در غیر این صورت کاربردی ندارد.

سال مالی

سال مالی در نرم افزار یک مورد یکتا بوده و در حالت نرمال به شما اجازه ثبت سند در خارج از این تاریخ داده نخواهد شد. در این قسمت شما می توانید سال مالی نرم افزار را انتخاب کنید.

توجه کنید در صورت نیاز به وارد کردن سندی خارج از سال مالی جاری ابتدا باید در این قسمت سال مالی را تغییر داده و سپس اقدام به ثبت سند نمود. مجدداً پس از انجام کار سال مالی را به مقدار اصلی آن برگردانید.

 

محاسبه خودکار قیمت ( محاسبه قیمت فروش با کمک قيمت استاندارد)

شما میتوانید از محاسبات قیمت اتوماتیک برای کالاهایی که برای آنها قیمت فروش تعیین نشده است استفاده نمایید.

 

تعریف کدینگ حسابداری

به بخش دفاتر حسابداری رفته و در قسمت عمليات و تنظيمات مرتبط به ترتیب آیتمهای تعریف حسابهای جدید، گروه های حساب دفتر کل و در پایان طبقه بندی حسابهای دفتر کل قابل مشاهده است.

گروه هاي حساب دفتر کل

بنا به نیاز می توانید گروه های حساب دفتر کل را مطابق نیاز سازمان و شرکتتان تعریف نمایید.

تعریف حساب جدید

پس از تعریف گروه های حساب دفتر کل لازم است حسابهای مورد نیاز را به نرم افزار بدهید. وارد این قسمت شده و فیلدهای مربوطه را تکمیل و در نهایت بر روی دکمه اضافه کلیک کنید.

در صورت تمایل می توانید کدینگ خود را برای ما بفرستید تا با نام خودتان برای بقیه کاربران قابل استفاده باشد. برای این کار لازم است بعد از ثبت کدینگ، به قسمت تنظيمات رفته و سپس در قسمت عمليات و تنظيمات مرتبط بر روی پشتيبان گيري و بازيابي پايگاه داده کلیک کنید. بعد از تهیه پشتیبان آنرا برای ما از طریق آدرس پست الکترونیکی زیر بفرستید.

chartacc@avidweb.ir

 

آماده سازی برنامه

قبل از شروع به استفاده، لازم است تنظیمات زیر را انجام داده تا نرم افزار برای شروع کار و انجام محاسبات آماده گردد.

به تنظیمات رفته و تنظيمات حسابهاي دفتر کل را انتخاب کنید.

به بخش تنظيمات عمومي دفتر کل رفته و حسابهای پیش فرض شامل سود (زيان) انباشته، سود / زيان سالانه ، حساب کارمزد بانکي و سایر حسابهای مورد نیاز را وارد نمائید. بقیه موارد نیز بر اساس نیاز تنطیم کنید.

در صورتیکه قصد دارید کدینگ خود را برای ما ارسال کنید، بهتر است پس از تنظیم حسابهای پیش فرض در این برگه آنرا برای ما ارسال کنید تا سایر کاربران از انجام امور تکراری این قسمت آسوده شوند.

تنظیم حسابهاي بانکي

از قسمت دفاتر حسابداری، در زیر گروه عمليات و تنظيمات مرتبط مورد حسابهاي بانکي را انتخاب کنید. بنا به نیاز حسابهای تعریف شده در دفتر کل را به عنوان حسابهای بانکی به نرم افزار معرفی کنید، طبق الگوریتم داده شده به نرم افزار، از این پس تراکنشهای مربوط به این حسابها به صورت ثبت پرداختهاي بانکي و ثبت سپرده گذاري در بانک بوده و طبق آن حسابهای مرتبط بدهکار و بستانکار خواهند شد.

انواع حسابهای بانکی قابل انتخاب

  • حساب پس انداز
  • حساب جاری
  • حساب اعتباری
  • حساب نقدی (صندوق)

تنظیم مالیات

قبل از شروع کار در بخشهای فرآیند فروش و صدور فاکتور لازم است مالیات در سیستم تعریف شود.

برای پرهیز از بروز مشکل با ورود دستی سند حسابداری، تمام مالیات ها باید دارای حساب مشابه هم برای خرید و هم برای فروش باشند.

از قسمت تنظیمات وارد تنظيمات شرکت/ سازمان شده و در آن صفحه ابتدا بر روی لینک ماليات ها کلیک کنید. در این صفحه به تعریف مالیات و درصد آن بپردازید. (به عنوان مثال مالیات بر ارزش افزوده)

سپس به صفحه تنظیمات شرکت/ سازمان برگشته و بر روی گروه هاي مالياتي کلیک کنید. در این قسمت می توانید گروه های مالیاتی خود را تعریف و یا ویرایش کنید. به صورت پیش فرض دو دسته “مالیات” و “معاف از ماليات” وجود دارد. در صورتیکه قصد دارید از این دو دسته پیش فرض استفاده نمائید لازم است دسته “مالیات” را انتخاب کرده و بر روی لینک ویرایش (تصویر مداد) کلیک کنید. پس از باز شدن کادر ویرایش مالیاتی که لازم است به آن نسبت دهید را مشخص نموده و کنار آن تیک بزنید.

لازم به ذکر است که در نرم افزار مبنای محاسبه مالیات به نوع کالا و مشتری ارتباط داشته و میتواند برای هر مشتری و یا فروشنده مقداری متفاوت تعیین شود.

گروه های مالیاتی به طور پیش فرض قابل دسترسی نمی باشند. به منظور دستیابی به آنها لازم است به برگه تنظیمات رفته و سپس تنظيمات سطح دسترسي کاربران را انتخاب کنید. بعد باید تیک گروه مالیاتی را بزنید.

 تعریف اقلام انبار

وارد قسمت انبار و موجودی کالا شده و از بخش عمليات و تنظيمات مرتبط به ترتیب بر روی موارد زیر کلیک کنید.

واحد شمارش: تعریف واحد شمارش اقلام (عدد، ساعت، متر و …)

گروه بندي کالا و خدمات و تعريف حسابهاي مرتبط:

تعريف اقلام و کالاهاي جديد:

 

تعریف مشتریان و فروشندگان/ تامین کنندگان

برای اینکار به برگه فرآیند فروش رفته و سپس درون زیرگروه عمليات و تنظيمات مرتبط ، برای تعریف مشتری عمليات و تنظيمات مرتبط را انتخاب کنید.
بعد از دادن مشخصات برای هر مشتری میتوانید درصد تخفیف خاص برای آن مشتری و همچنین در صورت خرید نقدی درصد تخفیف بابت پرداخت فورى را برای این مشتری وارد نمایید. همچنین اعتبار مشتری را برای خرید نسیه مشخص کنید.

همچنین میتوان به تعریف انبار پیشفرض موجودی کالا در صورتی که چند انبار تعریف شده باشد) با کمک انبار موجودي کالاي پيش فرض و تعیین مالیات فروش مطابق دسته های مالیاتی که قبلاً در سیستم تعریف شده است با تعیین انتخاب دسته مالياتي
پرداخت. بعد از واردنمودن اطلاعات اولیه و در صورت نیاز نوبت به پرکردن افراد مرتبط با آن شرکت است. مثلن میتوان تعیین نمایید که فرد در رابطه با کدامیک از موارد جوابگو است. (منظور ناحیه رنگی شده در شکل زیر است.)

بر روی برگه اطلاعات تماس کلیک کنید.

بعد از تعریف مشتری، در صورتی که تراکنش مالی با وی انجام داده باشیم، با مراجعه به همین صفحه و انتخاب تراکنشهای مالی و یا سفارشات فروش میتوان تراکنشهای مالی و سفارشات خریدی که داده است را مشاهده و یا جستجو کنیم.

 

تعریف فروشندگان/ تامین کنندگان

مطابق روال صحبت شده برای مشتریان که در قسمت بالا بدان اشاره شد، همین فرآیند برای فروشندگان/ تامین کنندگان انجام می گیرد. فقط به جای فرآیند فروش بر روی فرآیند خرید کلیک کنید.

 

ماندهٔ ابتدای دوره

در صورتی که قبلن فرآیند حسابداری خود را با نرم افزار خاصی انجام داده اید و قصد تغییر سیستم خود را دارید، لازم است برای وارد کردن نتایج به نرم افزار حسابرس آوید، از فعالیتهای مالی خود ترازنامه تهیه نموده و سپس طبق دستورات زیر عمل نمایید.

  1. سال مالی جدیدی را درست یکسال قبل از اولین سال مالی ایجاد کنید. مثلن اگر برای بار اول در سال 91 استفاده کردید، سال مالی جدید را بر روی اول فروردین90 قرار دهید. (در صورتیکه سال مالی موردنظر وجود ندارد از برگه تنظیمات و سپس انتخاب
    سال مالي، دوره مالی جدیدی ایجاد کنید.)
  2. تنظیمات شرکت را تغییر دهید به طوریکه سال مالی جدید را به عنوان سال مالی اصلی مبنا قرار دهد. (برگه تنظیمات و سپس انتخاب تنظيمات شرکت/ سازمان)
  3. چک کنید تا از وجود تمامی حسابهای موجود در ترازنامه سال موردنظر درون حسابهای دفتر کل نرم افزار مطمئن شوید. در صورت نیاز حسابها را ایجاد نمایید.
  4. به داخل ثبت روزنامه (قسمت دفاتر حسابداری و انتخاب ثبت روزنامه) رفته و تاریخ را بر روی آخرین روز 29 اسفند تنظیم نمایید.
  5. خط به خط از ترازنامه به دورن نرم افزار وارد نمایید. بهتر است حتماً به تفاوت ارقام و تراز حسابهای بدهکار و بستانکار توجه نمایید. پس از تمام شدن دکمه ثبت سندهای وارد شده را فشار دهید.
  6. مجدداً سال مالی شرکت را بر روی سال مالی جاری تنظیم نمایید.

لازم است برای داشتن دسترسی به حسابهای بانکی توسط کاربر اصلی وارد سیستم شوید. در صورت نیاز به تعریف فرد دیگری به این دسترسی وارد برگه تنظيمات شده و سپس تنظيمات سطح دسترسي کاربران را انتخاب کنید و در نهایت بنا به نیاز به کاربر موردنظر دسترسی تعریف شده بدهید.

پیشرفته

در صورتی که دارای انبار و موجودی کالا بوده و همچنین قیمت خرید یا بهاء موجودی کالا را می دانید؛ عملیات زیر را انجام دهید.

  1. مجدداً دوره مالی را بر روی سال قبل تنظیم کنید.
  2. به داخل برگه انبار و موجودی کالا شوید.
  3. اقلام را به صورت تک تک وارد تعریف نمائید.
  4. از ثبت سند تعديل موجودي انبار به منظور تعیین مقدار/ تعداد اولیه موجودی کالا و قیمت آن استفاده کنید. باز هم روز را بر روی آخرین روز سال تاریخ را تنظیم نمایید.
  5. تغییرات را ذخیره کنید.
  6. نرم افزار به طور خودکار ثبتهای حسابداری را با توجه به حساب های تعیین شده برای هر قلم موجودی کالا در دفتر روزنامه و به صورت تراز (بدهکار و بستانکار) ثبت میکند. همچنین به طور خودکار مبلغ معادل را در حساب موجودی کالا بستانکار میکند. ( برای مشاهده ثبتهای خودکار به برگه دفاتر حسابداری رفته و سپس از قسمت جستجو و گزارشات آیتم روزنامه را انتخاب کنید، دقت کنید که تاریخ مورد نطر در بازه شروع و پایان تاریخ قسمت جستجو باشد.)
  7. در اینجا لازم است که شما یک ثبت معکوس در همان تاریخ و برای کالای انتهای دوره بزنید.
  8. انجام این عملیات منجر به بروزشدن موجودی کالا از لحاظ تعداد و قیمت متوسط میشود.

 

استفاده از سیستم مالیات نرم افزار

بعد از اینکه سیستم مالیات را تنظیم کردید، نوبت این است که شرح داده شود تا چگونه از آن برای کارحسابداری استفاده می شود.

  • بیایید فرض کنیم که طبق قانون شما دارای یک فرجه یک ماهه برای گزارش مالیات بوده و شما مجبور هستید در 15 هر ماه گزارش ماه قبل را آماده و ارسال نمایید. بنابراین لازم است که شما در تاریخی بین اول تا 15 ماه وارد سیستم گزارش مالیات نرم افزار شوید. (وارد قسمت تنظيمات شده و سپس تنظيمات شرکت/ سازمان را انتخاب کنید؛ مطابق شکل مقادیر تنظیم شود.)

  • در تاریخی که لازم است گزارش مالیاتی را ارسال کنید وارد نرم افزار شده و از بخش دفاتر حسابداری و قسمت جستجو و گزارشات بر روی گزارشات دفتر کل کلیک کرده و زیر دسته “مالیات” را انتخاب کنید. به صورت خودکار و طبق تنظیماتی که در قسمت بالا انجام شده است، تاریخ شروع و پایان پیشنهادی برای گزارش تنظیم شده است.

 

  • به منظور پرهیز از ثبت مستقیم حساب مالیاتی، لازم است حسابی را به عنوان حساب انباشته مالیات معرفی نماییم.

  • پس در تاریخ پایان دوره مالیاتی بهتر است ما یک ثبت برای حساب مالیات زده و آنرا خالی کنیم، در مقابل مقدار آنرا به حساب انباشته مالیات منتقل نماییم.
  • حالا هر وقت که شما مالیات را به بانک میریزید، باید حساب انباشته مالیات را بدهکار کرده و حساب بانک در مقابل بستانکار شود. (با یک ثبت سند حسابداری)
  • همانطور که ملاحظه شد، اجباری است که از حساب انباشته مالیات استفاده کنیم. در صورتیکه بدون آن و با لحاظ کردن مستقیم حساب مالیات، اطلاعات مالیاتی از بین میرود.
  • دوره بعد هنگامیکه مجدداً گزارش مالیاتی را احظار مینمایید، نرم افزار تاریخ پیشنهادیش به تناسب تغییر کرده و از آنجاییکه حساب مالیاتی را با ثبت سند حسابداری خالی کرده اید، آنرا وارد گزارش نمی کند.

 


 

اهداء مالی

در صورتیکه از کار با نرم افزار حسابرس آوید احساس رضایت می کنید، خواهشمندیم علاوه بر معرفی نرم افزار به سایر افراد، مبلغی را برای کمک به هموطنان نیازمند در این شرایط سخت اقتصادی کشور اختصاص دهید. سعی کنید این کار را نه از طریق موسسات خیریه و NGO بلکه در صورت امکان به صورت فردی و از نزدیکترین افراد مستحق که در اطرافمان هستند، انجام دهید.

با تشکر از انتخاب یکی از محصولات شرکت آوید